Archiwizacja dokumentów – PaperAway
Rozwiązanie dla firm, które chcą odzyskać przestrzeń w biurze, obniżyć koszty i mieć pełną kontrolę nad dokumentacją.
Bezpieczna archiwizacja
Bezpieczna archiwizacja dokumentów polega na profesjonalnym, uporządkowanym i zgodnym z przepisami prawa przechowywaniu dokumentacji przez wymagany okres. Obejmuje ewidencję dokumentów, ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych, zniszczeniem lub utratą oraz zapewnienie kontrolowanego dostępu do akt w razie potrzeby.
Proces realizowany jest zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi, w tym przepisami RODO oraz prawa archiwalnego, co zapewnia pełną kontrolę i bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Dla kogo przeznaczona jest archiwizacja dokumentów?
Usługa archiwizacji skierowana jest do firm i instytucji zobowiązanych do przechowywania dokumentacji przez określony czas. Szczególnie polecana jest dla przedsiębiorstw, biur rachunkowych, kancelarii prawnych, placówek medycznych, instytucji finansowych oraz organizacji, które chcą uporządkować swoje archiwa, ograniczyć koszty i zwiększyć bezpieczeństwo danych.
Jak przebiega archiwizacja dokumentów?
Poniżej opisaliśmy ten proces krok po kroku:
Odbiór dokumentów
Wszystkie dokumenty od klientów odbieramy przy użyciu zabezpieczonego transportu, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo przesyłki od momentu jej opuszczenia firmy klienta.
Ewidencja i oznaczenie
Po przyjęciu dokumentów każdy dokument jest
ewidencjonowany i oznaczany – tworzymy spisy, przypisujemy kody oraz zachowujemy porządek, aby każda informacja była łatwo dostępna i prawidłowo sklasyfikowana.
Bezpieczne przechowywanie
Dokumenty są składowane w naszych dedykowanych magazynach, objętych pełnym monitoringiem oraz kontrolą dostępu. Dzięki temu mamy pewność, że są one skutecznie chronione przed dostępem osób nieuprawnionych.
Dostęp na żądanie
Nasz system umożliwia szybkie i sprawne wyszukiwanie dokumentów, dzięki czemu klient może uzyskać dostęp do potrzebnych danych w dowolnym momencie.
Zwrot lub bezpieczne niszczenie
Po upływie okresu archiwizacji dokumenty są bezpiecznie zwracane klientowi lub poddawane profesjonalnemu niszczeniu, zgodnie z obowiązującymi standardami ochrony danych.
Najwyższe standardy bezpieczeństwa
Monitoring 24/7
Nasze archiwum jest objęte stałym monitoringiem wizyjnym przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Dzięki temu każda strefa pozostaje pod nieustanną kontrolą, co znacząco minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu oraz wszelkich incydentów.
Kontrola dostępu
Dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnione osoby. System kontroli dostępu rejestruje każde wejście i wyjście, zapewniając pełną transparentność oraz możliwość śledzenia ruchu w archiwum.
Zabezpieczenia przeciwpożarowe
Dbamy o to, aby dokumenty były chronione przed wszelkimi zagrożeniami. Nasze magazyny są wyposażone w systemy wykrywania pożaru, gaśnice oraz czujniki dymu. Wszystkie procedury bezpieczeństwa spełniają najwyższe obowiązujące standardy.
Ochrona przed dostępem osób trzecich
Archiwum jest fizycznie zabezpieczone przed wejściem osób nieuprawnionych. Solidne zamki, kontrolowane strefy oraz systemy alarmowe gwarantują, że dokumenty pozostają w pełni chronione przez cały okres przechowywania.
Skala archiwizacji dopasowana do Twoich potrzeb
Nasza usługa archiwizacji jest elastyczna i skalowalna — od przechowywania kilku segregatorów po całe, wieloletnie archiwa firmowe.
Małe zbiory
Kilka segregatorów lub dokumentów do przechowywania
Średnie archiwa
Większe ilości dokumentów wymagające uporządkowania i bezpiecznego magazynowania.
Rozbudowane archiwa
Wieloletnie zbiory obejmujące setki lub tysiące dokumentów
Dlaczego warto oddać nam archiwizację?
Oszczędność miejsca w biurze
Obniżenie kosztów przechowywania
Pewność bezpieczeństwa danych
Szybki i łatwy dostęp do dokumentów
Brak ryzyka kar i nieprawidłowego przechowywania
Elastyczność i skalowalność
Nie wiesz, od czego zacząć?
Odpowiemy jeszcze dziś i pomożemy dobrać najlepszą usługę dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.
Wyjaśnimy krok po kroku, jak wygląda proces odbioru i niszczenia dokumentów oraz jakie rozwiązanie będzie dla Ciebie najwygodniejsze.
Najczęściej zadawane pytania
Zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przed rozpoczęciem współpracy. Jeśli nie znajdziesz tutaj potrzebnej informacji – skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy.
Czy mogę otrzymać potwierdzenie zniszczenia dokumentów?
Tak. Po zakończeniu procesu przekazujemy protokół zniszczenia, certyfikat recyklingu, a na życzenie nagranie wideo z niszczenia dokumentów. Wszystko trafia do Państwa w formie elektronicznej lub papierowej – zgodnie z preferencją.
Jak zabezpieczane są dokumenty przed zniszczeniem?
Wszystkie dokumenty są przechowywane w zamkniętych, zaplombowanych pojemnikach lub workach zabezpieczonych taśmą plombującą. Każdy pojemnik posiada indywidualny numer identyfikacyjny, który pozwala śledzić proces aż do momentu zniszczenia. Transport odbywa się specjalistycznymi pojazdami, a cały proces jest dokumentowany.
Czy PaperAway działa zgodnie z RODO?
Tak. Cały proces odbioru, transportu i niszczenia dokumentów jest w pełni zgodny z przepisami RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Dysponujemy odpowiednimi procedurami i protokołami bezpieczeństwa, a każdy etap jest udokumentowany, co gwarantuje pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.
Czy obsługujecie też małe firmy i kancelarie, czy tylko duże instytucje?
Oczywiście. Współpracujemy zarówno z dużymi korporacjami, jak i z małymi firmami, kancelariami czy biurami rachunkowymi. Każdy klient otrzymuje indywidualne podejście oraz elastyczne warunki współpracy – niezależnie od skali działalności.
Czy zapewniacie odbiór dokumentów z siedziby firmy?
Tak. Odbieramy dokumenty bezpośrednio z siedziby klienta. Nasz zespół przyjeżdża w ustalonym terminie, a dokumenty są od razu umieszczane w zabezpieczonych pojemnikach. Cały transport odbywa się z zachowaniem pełnej poufności.
Co dzieje się z dokumentami po zniszczeniu?
Po zniszczeniu papierowe pozostałości są przekazywane do recyklingu w certyfikowanych zakładach przetwarzania surowców. Klient otrzymuje protokół zniszczenia oraz – na życzenie – certyfikat recyklingu. Dzięki temu masz pewność, że cały proces jest nie tylko bezpieczny, ale i przyjazny dla środowiska.
Czy oferujecie jednorazowe zlecenia, czy tylko stałą współpracę?
Realizujemy zarówno jednorazowe zlecenia, jak i długoterminowe umowy. W przypadku stałej współpracy możemy zaplanować regularne odbiory w dogodnych terminach i zaoferować korzystniejsze warunki cenowe.