Transport i ewidencja w magazynie – PaperAway
W PaperAway stawiamy na przejrzystość działań. Każdy etap – od odbioru po niszczenie dokumentów – odbywa się zgodnie z jasnymi procedurami i pełną ewidencją, którą możesz śledzić w czasie rzeczywistym.
Bezpieczeństwo w drodze
Po plombowaniu pojemników w Państwa siedzibie, rozpoczyna się kluczowy etap procesu – bezpieczny transport do naszego certyfikowanego centrum przetwarzania w Fabianowie pod Poznaniem. Każdy transport realizowany jest:
- Dedykowanymi pojazdami z systemem GPS i monitoringiem trasy w czasie rzeczywistym
- Przez przeszkolonych kierowców zobowiązanych do zachowania poufności
- Z pełną dokumentacją – każdy pojemnik posiada unikalny numer identyfikacyjny
- Zgodnie z normami bezpieczeństwa – pojazdy zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępema
Rejestracja w systemie – żadnych tajemnic
Po dotarciu do naszej monitorowanej hali magazynowej, każdy zaplombowany pojemnik przechodzi przez precyzyjny proces ewidencji:
Ważenie i weryfikacja Każdy pojemnik jest ważony na certyfikowanych wagach przemysłowych. Dzięki temu Państwo otrzymują dokładną informację o masie przekazanych dokumentów – co jest istotne z punktu widzenia rozliczeń oraz audytów wewnętrznych.
Rejestracja w systemie Wszystkie dane trafiają do naszego cyfrowego systemu zarządzania, gdzie każdy pojemnik otrzymuje:
- Datę i godzinę przyjęcia
- Masę zawartości
- Status plomby (potwierdzona nienaruszalność)
- Przypisanie do konkretnego zlecenia klienta
Przechowywanie przed niszczeniem Dokumenty oczekujące na destrukcję są przechowywane w strefie o kontrolowanym dostępie, pod stałym nadzorem kamer CCTV. Hala spełnia wszystkie wymogi dotyczące ochrony danych osobowych zgodnie z RODO i normą DIN 66399.
Audyty, normy i standardy – Twoja gwarancja profesjonalizmu
Nasze centrum przetwarzania w Fabianowie pod Poznaniem to nie zwykły magazyn. To obiekt certyfikowany, który spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa w branży destrukcji dokumentów:
Zgodność z normą DIN 66399 Wszystkie procesy – od transportu, przez magazynowanie, aż po niszczenie – są realizowane zgodnie z międzynarodową normą DIN 66399. Ta europejska norma definiuje poziomy bezpieczeństwa destrukcji dla różnych kategorii nośników informacji (papier, nośniki optyczne, dyski twarde, karty płatnicze).
Wymogi RODO na pierwszym miejscu Jako podmiot przetwarzający dane osobowe, działamy w pełnej zgodności z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
Nie wiesz, od czego zacząć?
Odpowiemy jeszcze dziś i pomożemy dobrać najlepszą usługę dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.
Wyjaśnimy krok po kroku, jak wygląda proces odbioru i niszczenia dokumentów oraz jakie rozwiązanie będzie dla Ciebie najwygodniejsze.
Najczęściej zadawane pytania
Zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przed rozpoczęciem współpracy. Jeśli nie znajdziesz tutaj potrzebnej informacji – skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy.
Czy mogę otrzymać potwierdzenie zniszczenia dokumentów?
Tak. Po zakończeniu procesu przekazujemy protokół zniszczenia, certyfikat recyklingu, a na życzenie nagranie wideo z niszczenia dokumentów. Wszystko trafia do Państwa w formie elektronicznej lub papierowej – zgodnie z preferencją.
Jak zabezpieczane są dokumenty przed zniszczeniem?
Wszystkie dokumenty są przechowywane w zamkniętych, zaplombowanych pojemnikach lub workach zabezpieczonych taśmą plombującą. Każdy pojemnik posiada indywidualny numer identyfikacyjny, który pozwala śledzić proces aż do momentu zniszczenia. Transport odbywa się specjalistycznymi pojazdami, a cały proces jest dokumentowany.
Czy PaperAway działa zgodnie z RODO?
Tak. Cały proces odbioru, transportu i niszczenia dokumentów jest w pełni zgodny z przepisami RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Dysponujemy odpowiednimi procedurami i protokołami bezpieczeństwa, a każdy etap jest udokumentowany, co gwarantuje pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.
Czy obsługujecie też małe firmy i kancelarie, czy tylko duże instytucje?
Oczywiście. Współpracujemy zarówno z dużymi korporacjami, jak i z małymi firmami, kancelariami czy biurami rachunkowymi. Każdy klient otrzymuje indywidualne podejście oraz elastyczne warunki współpracy – niezależnie od skali działalności.
Czy zapewniacie odbiór dokumentów z siedziby firmy?
Tak. Odbieramy dokumenty bezpośrednio z siedziby klienta. Nasz zespół przyjeżdża w ustalonym terminie, a dokumenty są od razu umieszczane w zabezpieczonych pojemnikach. Cały transport odbywa się z zachowaniem pełnej poufności.
Co dzieje się z dokumentami po zniszczeniu?
Po zniszczeniu papierowe pozostałości są przekazywane do recyklingu w certyfikowanych zakładach przetwarzania surowców. Klient otrzymuje protokół zniszczenia oraz – na życzenie – certyfikat recyklingu. Dzięki temu masz pewność, że cały proces jest nie tylko bezpieczny, ale i przyjazny dla środowiska.
Czy oferujecie jednorazowe zlecenia, czy tylko stałą współpracę?
Realizujemy zarówno jednorazowe zlecenia, jak i długoterminowe umowy. W przypadku stałej współpracy możemy zaplanować regularne odbiory w dogodnych terminach i zaoferować korzystniejsze warunki cenowe.