Bezpieczne niszczenie dokumentów to obszar ściśle regulowany przepisami i normami technicznymi. W 2025 roku od firm oczekuje się nie tylko skutecznej destrukcji papieru, ale również pełnej dokumentacji, odpowiedzialności oraz zgodności z RODO.
Poniżej znajdziesz wyjaśnienie trzech najważniejszych standardów, które decydują o tym, czy proces niszczenia dokumentów jest rzeczywiście bezpieczny:
DIN 66399, RODO oraz certyfikacja SGS.
1. DIN 66399 – kluczowa norma bezpieczeństwa niszczenia dokumentów
DIN 66399 to najważniejsza norma określająca, w jaki sposób powinny być niszczone dokumenty, aby ich rekonstrukcja była niemożliwa.
Definiuje:
-
poziomy bezpieczeństwa (P-1 do P-7),
-
wielkość i kształt ścinków,
-
rodzaj materiałów do zniszczenia (papier, dyski, karty, nośniki elektroniczne),
-
wymagania dla niszczarek i procesów przemysłowych.
Poziomy bezpieczeństwa P-1 do P-7 (najważniejsze):
-
P-1 / P-2 – materiały ogólne, niska poufność
-
P-3 – dane wewnętrzne
-
P-4 – dane osobowe zgodne z RODO (faktury, umowy, dokumenty księgowe)
-
P-5 – akta pracownicze, dokumenty HR
-
P-6 / P-7 – dokumenty o szczególnej wrażliwości (medyczne, prawne, strategiczne)
W praktyce:
niszczarki biurowe osiągają zwykle P-2 / P-3,
natomiast profesjonalne firmy niszczą w klasach P-4–P-7, gwarantując pełną nieodwracalność procesu.
2. RODO – obowiązek prawidłowego niszczenia danych
RODO nie mówi wprost, jak mają być niszczone dokumenty… ale określa bardzo jasną odpowiedzialność administratora danych.
Każda firma ma obowiązek zapewnić:
bezpieczne niszczenie danych, brak możliwości odtworzenia dokumentów, kontrolę dostępu do materiałów przeznaczonych do zniszczenia, dokumentację procesu niszczenia (certyfikat / protokół), dowód, że dane zostały trwale usunięte.
Najczęstsze błędy firm w świetle RODO:
-
niszczenie dokumentów w niewłaściwej klasie DIN,
-
brak potwierdzenia niszczenia,
-
przechowywanie dokumentów w otwartych koszach i kartonach,
-
delegowanie niszczenia na nieprzeszkolonych pracowników,
-
korzystanie z niszczarki, która pozwala na rekonstrukcję dokumentów.
RODO traktuje niewłaściwe niszczenie jako naruszenie danych osobowych, co może skutkować:
-
karą finansową,
-
obowiązkiem zgłoszenia incydentu,
-
utratą zaufania kontrahentów.
3. Certyfikat SGS – potwierdzenie jakości i bezpieczeństwa
SGS to międzynarodowa jednostka certyfikująca, która kontroluje:
-
procedury bezpieczeństwa,
-
zgodność z normami DIN 66399,
-
jakość procesów niszczenia,
-
zabezpieczenia zakładu, floty i personelu,
-
drogę dokumentów od odbioru do finalnej destrukcji.
Usługi, które posiadają certyfikację SGS, dają klientowi gwarancję, że:
proces został sprawdzony przez niezależną instytucję, firma działa zgodnie z normami europejskimi, stosowane procedury są audytowane cyklicznie, ryzyko wycieku danych jest minimalne.
Dla wielu przedsiębiorstw (szczególnie korporacji, instytucji finansowych i prawnych) certyfikaty SGS są warunkiem koniecznym do współpracy.
4. Dlaczego normy i certyfikaty są niezbędne do bezpiecznego niszczenia dokumentów?
1. Chronią przed wyciekiem danych
Niewłaściwe niszczenie dokumentów realnie zwiększa ryzyko:
-
kar finansowych,
-
szkód wizerunkowych,
-
utraty przewagi konkurencyjnej,
-
utraty klientów,
-
kontroli i sankcji ze strony UODO.
Normy (takie jak DIN 66399) minimalizują te zagrożenia, ponieważ określają poziom, przy którym dokumentu nie da się odtworzyć.
2. Zapewniają pełną audytowalność procesu
RODO wymaga, aby firma była w stanie udowodnić, że dane zostały trwale i prawidłowo zniszczone.
Dlatego tak ważne są:
-
certyfikat zniszczenia,
-
protokoły odbioru,
-
zgodność z normą DIN 66399,
-
jasna dokumentacja całego procesu.
W przypadku kontroli to właśnie te dokumenty stanowią dowód legalnego i bezpiecznego postępowania z danymi.
3. Zmniejszają odpowiedzialność administratora danych
Jeśli dokumenty są niszczone przez certyfikowaną firmę zewnętrzną, część odpowiedzialności przechodzi z administratora na podmiot przetwarzający.
Firma, która ma certyfikaty SGS i działa zgodnie z RODO, bierze na siebie:
-
odpowiedzialność za transport,
-
zabezpieczenie pojemników,
-
zabezpieczenie zakładu niszczenia,
-
prawidłowy przebieg procesu destrukcji.
To realnie zmniejsza ryzyko prawne dla przedsiębiorstwa.
4. Gwarantują wysoką jakość operacyjną
Audyty SGS obejmują nie tylko sam moment niszczenia, ale cały łańcuch bezpieczeństwa:
-
stan techniczny pojazdów do transportu,
-
procedury magazynowania dokumentów przed zniszczeniem,
-
uprawnienia i szkolenia pracowników,
-
monitoring przestrzeni,
-
systemy IT i rejestry operacji.
Dzięki temu przedsiębiorstwo ma pewność, że dokumenty są chronione na każdym etapie — od odbioru po finalną destrukcję.
5. Podnoszą wiarygodność i profesjonalizm firmy
Certyfikaty i zgodność z normami są istotnym elementem budowania zaufania.
Partnerzy biznesowi — szczególnie z branż finansowej, prawnej, medycznej, outsourcingowej i e-commerce — coraz częściej wymagają:
-
zgodności z DIN 66399,
-
posiadania certyfikatu zniszczenia,
-
certyfikacji SGS,
-
przejrzystych procedur bezpieczeństwa.
Dla wielu firm jest to warunek podpisania umowy.
Dlatego jasno udokumentowane procesy niszczenia realnie zwiększają wiarygodność i przewagę konkurencyjną.
Zadbaj o pełną zgodność z RODO i normą DIN 66399.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy bezpiecznie zniszczyć Twoje dokumenty.
